*** MESSAGE FRANÇAIS AU BAS ***

Are you an organized, dependable, and highly confidential administrative professional looking for your next career opportunity? Do you excel in fast-paced environments where attention to detail, sound judgment, and professionalism are essential? Are you ready to take the next step in your career by providing leadership and support to a dedicated team? If so, we may have the perfect opportunity for you.

The City of Bathurst is seeking an Executive Assistant - Police to join the Bathurst Police Force. Reporting directly to the Chief of Police, the Executive Assistant plays a key role in supporting the department's leadership and operations. As a trusted member of the management team, you will provide high-level administrative support to the Chief of Police while overseeing and guiding the clerical team to ensure the effective delivery of administrative services.

As the Executive Assistant, you will be asked to perform a variety of administrative, organizational and supervisory duties, such as:

- Provide administrative and organizational support to the Chief of Police, including correspondence, scheduling, meetings, and documentation;
- Supervise clerical staff within the Police Department, including assigning work, establishing priorities, providing direction, and monitoring work;
- Verify departmental payroll for accuracy and ensures required approvals are completed;
- Maintain confidential employee personnel files and related documentation and works with other municipal departments to support employee-related administrative processes, including onboarding, transfers, offboarding, and performance evaluations;
- Maintain EOC/EMO training and provide administrative support to the Chief of Police during EMO events;
- Assist with legislative compliance and audit processes;

The ideal candidate will possess the following credentials:

- Completion of a post-secondary program in business administration, office administration, public administration, or a related field;
- Three (3) years of administrative experience, including experience coordinating or supervising administrative staff;
- Experience preparing correspondence, reports, agendas, minutes, presentations,



and other administrative documents;
- Experience maintaining confidential and sensitive information;
- Experience using Microsoft Office applications, including Word, Excel, Outlook, PowerPoint, and Teams.
- Ability to communicate in English and French, both verbally and in writing.

Please submit your application by September 23 at 4pm.

The City of Bathurst supports and encourages diversity, equity, and inclusion by providing a welcoming and respectful workplace for all.

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Êtes-vous une professionnelle de l’administration organisée, fiable et capable de traiter des renseignements hautement confidentiels, à la recherche d’une nouvelle occasion de carrière? Excellez-vous dans des environnements dynamiques où le souci du détail, le jugement professionnel et la discrétion sont essentiels? Souhaitez-vous franchir une nouvelle étape dans votre parcours en offrant du leadership et du soutien à une équipe dévouée? Si oui, cette opportunité pourrait être faite pour vous.

La Ville de Bathurst est à la recherche d’une Assistant Exécutive - Force policière pour se joindre à la Force policière de Bathurst. Relevant directement du chef de police, assistant exécutive joue un rôle clé dans le soutien aux opérations et à la gestion du service. À titre de membre de confiance de l’équipe de gestion, vous fournirez un soutien administratif de haut niveau au chef de police tout en supervisant et en accompagnant l’équipe de soutien administratif afin d’assurer la prestation efficace des services administratifs.

En tant qu’adjointe de direction, vous serez notamment appelée à :

- Fournir un soutien administratif et organisationnel au chef de police,



notamment en assurant la gestion de la correspondance, des horaires, des réunions et de la documentation;
- Superviser le personnel de soutien administratif du force de police, notamment en attribuant les tâches, en établissant les priorités, en fournissant des directives et en assurant le suivi du travail;
- Vérifier l’exactitude de la paie du service et s’assurer que toutes les approbations requises sont obtenues;
- Maintenir les dossiers du personnel et la documentation connexe de manière confidentielle, et collaborer avec les autres services municipaux pour appuyer les processus administratifs liés aux employés, notamment l’accueil et l’intégration, les transferts, les départs et les évaluations de rendement;
- Assurer le maintien à jour des dossiers de formation du Centre des opérations d’urgence (COU) et de l’Organisation des mesures d’urgence (OMU), et fournir un soutien administratif au chef de police lors d’activations ou d’événements liés aux mesures d’urgence;
- Contribuer aux processus de conformité législative et aux vérifications administratives.

La candidate idéale possède les qualifications suivantes :

- Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en administration de bureau, en administration publique ou dans un domaine connexe;
- Trois (3) années d’expérience en administration, dont une expérience en coordination ou en supervision de personnel administratif;
- Expérience dans la préparation de correspondance, de rapports, d’ordres du jour, de procès-verbaux, de présentations et d’autres documents administratifs;
- Expérience dans la gestion de renseignements confidentiels et sensibles;
- Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams;
- Capacité de communiquer efficacement en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Veuillez soumettre votre candidatures avant le 23 séptembre a 16hr.

La ville de Bathurst soutien et encourage la diversité, l’équité et l’inclusion en offrant un lieu de travail accueillant et respectueux pour tous.

📌 Executive Assistant / Assistant exécutive (Bathurst)
🏢 City of / Ville de Bathurst
📍 Bathurst