Position

Corporate Administration Support Officer [Japanese Speaking]

Job Type

- Full time

Location Sydney, NSW

Position summary

Corporate Administration Support Officerは、コーポレート部門全般における管理業務およびオペレーション業務を担当します。特に、Business DevelopmentチームおよびCorporateチームに所属する駐在員スタッフの各種管理業務をサポートします。

General Managerのもと、日常的な管理業務の円滑な運営を支援するとともに、オフィス運営の効率化および社用車管理を担当します。

本ポジションでは、自発的に業務へ取り組む姿勢、細部への注意力、高い事務処理能力および業務遂行能力が求められます。また、複数の業務を効率的に管理し、情報を正確に処理するとともに、幅広い管理業務を通じてチームを支援することが期待されます。

Qualifications and Skills

- オーストラリア永住権またはオーストラリア国籍を有している方
- 管理業務またはオフィスサポート業務の実務経験（1～2年程度）。
- 基本的なオフィス業務の手順および管理業務のベストプラクティスに関する知識を有し、実務で活用できる方
- 高い事務処理能力を有し、優れた管理能力と正確性、細部まで注意を払える方
- 指示内容を正確かつ効率的に遂行し、全体的な指示のもとで優先順位をつけて業務を進められる方
- Microsoft Office（Word、Excel、Outlook、PowerPoint）の実務レベルでの操作スキル
- 英語による優れたコミュニケーション能力（読み・書き・会話）
- 少人数のチームで協調性を持って業務に取り組み、必要に応じて周囲に相談しながら業務を進められる方
- 主体的に業務へ取り組み、新しい業務を積極的に習得する意欲と責任感をお持ちの方




- 日本語でのビジネスレベルのコミュニケーション能力をお持ちの方歓迎（駐在員スタッフのサポートおよび日本語話者との連携業務があるため）

Responsibilities Ⅰ. 駐在員サポートおよび一般事務

Business DevelopmentチームおよびCorporateチームに所属する駐在員スタッフに対し、各種管理業務のサポートを行います。社内申請における社内規程の遵守を促進し、経費精算、接待費および出張申請に関するリスク管理・ガバナンスの強化を図るとともに、社内手続きの品質の標準化および業務効率化を支援します。

主な業務内容は以下のとおりです。

[経費精算サポート]

駐在員から請求書や領収書などの必要書類の提供を受け、経費精算の内容確認および作成をサポートします。経費精算書または経費管理システムへの入力方法や領収書添付に関する案内・サポートを行います。なお、最終確認および申請は駐在員本人が行います。

[出張申請・出張手配サポート]

駐在員から旅程、航空券・ホテル情報、および必要な社内承認書類の提供を受け、出張申請の内容確認および作成をサポートします。最終確認・申請・承認は駐在員本人が行います。また、航空券や宿泊先などの手配が社内規程に沿っているかについて助言・サポートを行い、必要に応じて最適なルートや宿泊先を提案します。

[接待費申請・管理サポート]





接待先、参加人数、会場、費用など必要情報の提供を受け、社内規程に沿った接待費申請の内容確認および作成をサポートします。最終確認および申請は駐在員本人が行います。また、依頼に応じてレストランやゴルフ場の予約を行うほか、会社ガイドラインに基づいた適切な接待費管理をサポートします（FBTに関する管理者の指示を含む）。

- 駐在員宛ての郵便物や宅配便の受領・発送など、各種書類・郵送物の管理
- 来客対応、会議室の準備および必要に応じた接遇対応
- 駐在員関連書類の紙・電子データ双方のファイリングおよび管理
- General Managerの指示のもと、駐在員業務に関する日常業務および各種プロジェクトのサポート

Ⅱ. 一般事務・オフィス運営および社用車管理 シドニーオフィスにおける管理業務全般をサポートし、整理整頓された円滑なオフィス環境の維持に貢献します。

主な業務内容は以下のとおりです。

- 事務用品・備品の購入および在庫管理
- オフィス機器の保守・修理手配ならびに必要に応じたGeneral Managerへのエスカレーション
- オフィスシステムおよびソフトウェアの管理・運用サポート、ならびに外部ITベンダーとの調整
- オフィス内の整理整頓および環境維持のサポート
- 会議の準備、来客対応、その他オフィス運営に関する各種サポート

[社用車リース契約管理] 駐在員および対象社員が利用する社用車のリース契約に関する管理業務をサポートします。

[リース会社との連絡・調整]

車両のメンテナンス、修理、契約更新に関して、リース会社との窓口対応を行います。

[社用車運用管理サポート]

運転管理責任者であるGeneral Managerを補佐し、駐在員および社用車利用者が社内規程および現地交通法規を遵守しているかを確認・管理します。走行記録などの必要書類を収集し、問題がある場合はGeneral Managerへ報告します。

📌 Corporate Administration Support Officer [Japanese Speaking] (Sydney)
🏢 World Mode Australia
📍 Sydney